DATENSCHUTZRICHTLINIE FÜR KANDIDATEN

Sie haben sich nach offenen Stellen erkundigt, ihren Lebenslauf eingereicht oder Maetrics hat Sie bezüglich einer potenziellen Stelle kontaktiert, über die Sie mit uns gesprochen hatten.

Das Unternehmen (zusammen Maetrics LLC, Maetrics Ltd und Maetrics GmbH) verarbeitet Ihre Daten auf sichere und transparente Weise. Dieser Datenschutzhinweis listet die Art der Daten auf, die wir über Sie als Kandidat oder Bewerber erfassen und speichern. Er legt auch die Nutzung, die Dauer der Speicherung und weitere Informationen zu Ihren Daten dar.

Darüber hinaus ist sich das Unternehmen seiner Verpflichtung gegenüber Einwohnern und Bürgern der EU und des Vereinigten Königreichs unter der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bewusst, und dieser Datenschutzhinweis erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Dieser Hinweis betrifft alle Personen, die bezüglich eines potenziellen Anstellungsverhältnisses Kontakt mit dem Unternehmen hatten. Diese Personen können das Unternehmen kontaktiert haben oder von ihm kontaktiert worden sein.

Hinweise zum Verantwortlichen
Das Unternehmen ist der Verantwortliche, d. h., es bestimmt, mit welchen Mitteln Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Das Unternehmen hat Datenschutzbeauftragte benannt, die für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten gemäss diesem Datenschutzhinweis Verantwortung tragen. Die Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter dpo@maetrics.com.

Datenschutzrichtlinien
Für Ihre personenbezogenen Daten gilt:
• Die Verarbeitung erfolgt auf faire, rechtmässige, klare und transparente Weise.
• Wir erfassen Ihre Daten nur aus Gründen, die wir für ein potenzielles Anstellungsverhältnis als angemessen erachten. Über die Erfassung werden Sie aufgeklärt.
• Ihre Daten werden nur in der Ihnen dargelegten Weise verwendet.
• Wir stellen sicher, dass Ihre Daten korrekt und aktuell sind.
• Ihre Daten werden nur so lange wie nötig gespeichert.
• Wir verarbeiten Ihre Daten nur so, dass sie nicht zu Ihnen unbekannten oder ggf. ungewollten Zwecken verwendet werden, verloren gehen oder vernichtet werden.

Welche Daten wir verarbeiten
Abhängig vom Umfang unserer Gespräche über potenzielle Anstellungsverhältnisse können wir unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten speichern:
• Persönliche Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummern
• Lichtbilder
• Geschlecht
• Personenstand
• Aus Lebensläufen/Anschreiben/Bewerbungen übernommene Informationen wie Qualifikationen, Referenzen, Bildungsweg und beruflicher Werdegang
• Informationen über Ihre gegenwärtige Vergütung, einschliesslich Bezügen und Ihrer künftigen Gehaltsvorstellungen
• Informationen über Auswahlentscheidungen bezüglich Ihrer Bewerbung wie die Aufnahme in die engere Auswahl, Notizen aus Bewerbungsgesprächen, Persönlichkeitsprofile und andere Daten zu Auswahlverfahren
• Arbeitserlaubnisse für die Länder, in denen wir tätig sind
• Ihr Führungszeugnis
• Mit Ihnen geschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen

Wie wir Ihre Daten erfassen
Wir erfassen personenbezogene Daten auf unterschiedliche Weisen, z. B. Daten aus Lebensläufen oder Anschreiben, aus Ihren Profilen auf LinkedIn oder anderen Jobbörsen oder Notizen von Ihren Gesprächspartnern bei Bewerbungsgesprächen und anderen Auswahlverfahren. Weitere Daten erfassen wir direkt beim Ausfüllen von Formularen zu Beginn Ihres Anstellungsverhältnisses, z. B. Bankdaten und Informationen über Angehörige. Darüber hinaus erfassen wir personenbezogene Daten direkt in Form von offiziellen Dokumenten wie Führerscheinen, Pässen oder Arbeiterlaubnissen.

Manchmal beziehen wir Ihre Daten von Dritten, beispielsweise von Personalvermittlungen und ehemaligen Arbeitgebern beim Einholen von Referenzen, von Kreditauskunfteien oder ggf. bei der Überprüfung Ihres Führungszeugnisses.

Personenbezogene Daten werden in Form von Personalakten oder in den CRM-, Bewerberverwaltungs- und IT-Systemen des Unternehmens gespeichert.

Warum wir Ihre Daten verarbeiten
Datenschutzgesetze gestatten uns die Verarbeitung Ihrer Daten. Die DSGVO besagt, dass wir die Daten von Bürgern der EU und des Vereinigten Königreichs aus bestimmten Gründen verarbeiten dürfen, die Sie im Folgenden finden. Weltweit gelten dieselben Gründe:
• Einhaltung unserer Mitarbeiter-/Subunternehmerverträge
• Ausübung gesetzlich vorgeschriebener Pflichten
• Verfolgung legitimer Interessen
• Durch Ihre Einwilligung
• Schutz Ihrer persönlichen Interessen
• Schutz des öffentlichen Interesses

Die Datenverarbeitung erfolgt nur aus einem der zulässigen Gründe. Im Allgemeinen beziehen wir uns auf die ersten vier der oben genannten Gründe zur Verarbeitung Ihrer Daten.

Wir müssen Daten verarbeiten, um bestimmte Schritte in Ihrem Auftrag einzuleiten, bevor ein Vertrag mit Ihnen zustande kommen kann. Möglicherweise müssen wir Ihre Daten auch verarbeiten, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschliessen. Wir müssen Ihre Daten erfassen, um unter anderem folgende rechtliche Anforderungen zu erfüllen:
• Überprüfung Ihrer Arbeitserlaubnis für das Land, in dem Sie arbeiten werden
• Treffen angemessener Massnahmen für Barrierefreiheit

Wir erfassen Daten auch zu Zwecken, die den legitimen Interessen des Unternehmens dienen. Diese lauten wie folgt:
• Sicherstellung von Vertraulichkeit
• Einstellungszusagen
• Entscheidungen über Vergütung oder andere Bezüge
• Ermittlung von Schulungsbedarf
• Weiterer Kontakt für künftige Stellenangebote
• Bearbeitung von gegen uns geltend gemachten Ansprüchen

Da wir in einer äusserst speziellen Branche tätig sind, speichern wir Ihre Daten auch bei nicht erfolgreichen Bewerbungen, um Sie künftig über neue passende Stellenangebote unseres Unternehmens zu informieren, die für Sie interessant sein könnten.

Besondere Datenkategorien
Unter besondere Datenkategorien fallen:
• Gesundheit
• Sexualität
• Hautfarbe
• Ethnische Herkunft
• Politische Einstellung
• Religion
• Mitgliedschaft bei Gewerkschaften
• Genetische und biometrische Daten

In Übereinstimmung mit strengeren Richtlinien müssen wir Daten besonderer Kategorien verarbeiten. Üblicherweise verarbeiten wir diese Art von Daten aus folgenden Gründen:
• Sie haben der Verarbeitung explizit zugestimmt.
• Wir müssen diese Daten verarbeiten, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.
• Wir müssen diese Daten im Sinne des öffentlichen Interesses verarbeiten.
• Sie haben diese Daten bereits veröffentlicht.

Deshalb nutzen wir Ihre Daten aus besonderen Kategorien:
• Zur Durchführung angemessener Anpassungen unserer Bewerbungs-, Auswahl- und Einstellungsverfahren im Bezug auf von Ihnen angegeben Behinderungen

Um personenbezogene Daten aus besonderen Kategorien zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten oder Ausübung spezieller Arbeitsrechte zu verwenden, benötigen wir keine Einwilligung. Jedoch können wir um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung besonders sensibler Daten bitten. In solchen Fällen werden Sie vollstens über die Gründe für die Verarbeitung aufgeklärt. Wie bei jeder Einwilligung können Sie frei entscheiden, ob Sie diese geben möchten. Durch eine nicht erteilte Einwilligung entsteht Ihnen kein Schaden. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Durch das Widerrufen einer Einwilligung entsteht Ihnen kein Schaden.

Daten zur strafrechtlichen Verurteilung
Wir erfassen nur dann Daten zur strafrechtlichen Verurteilung, wenn es Ihre Stelle erfordert und es das Gesetz zulässt. Diese Daten werden üblicherweise während der Einstellungsphase erfasst, können jedoch auch nach einer erfolgreichen Bewerbung erfasst werden. Daten zur strafrechtlichen Verurteilung verwenden wir aus folgenden Gründen:
• Eignungsfeststellung für eine Position
• Erfüllen vertraglicher Verpflichtungen

Wir berufen uns auf die gesetzliche Grundlage, dass die Verarbeitung dieser Daten notwendig ist, um Verpflichtungen im Rahmen Ihrer Einstellung nachzukommen.

Wenn Sie Ihre Daten nicht angeben
Einer der Gründe für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die Ermöglichung eines effektiven Einstellungsprozesses. Zwar sind Sie nicht zur Angabe Ihrer Daten verpflichtet, möglicherweise können wir Ihre Bewerbung dann jedoch nicht bearbeiten.

Weitergabe Ihrer Daten
Ihre Daten werden an Mitarbeiter des Unternehmens weitergegeben, sofern dies für die Ausübung Ihrer Aufgaben bei der Einstellung notwendig ist. Dies betrifft unter anderem Unternehmensmanager, Personalleiter, die Personalabteilung sowie die Abteilung, für die Sie sich beworben haben und in der die Bewerbung ausgewertet wird und das Vorstellungsgespräch stattfindet. Ihre Daten können auch extern weitergegeben werden, z. B. zur Eignungsprüfung an unsere Kunden, an IT-Firmen, um Ihren Zugang zu unseren Systemen einzurichten, und an unsere Personaldienstleister, die uns bei der Mitarbeitersuche und -auswahl unterstützen.

In einigen Fällen erhalten wir personenbezogene Daten von Dritten, z. B. von Personalvermittlungen.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben. In diesem Fall geben wir Ihre Daten weiter, um im Rahmen des Einstellungsprozesses ggf. Referenzen einzuholen, ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen oder Auskunft über Ihr Führungszeugnis oder Ihre Kreditwürdigkeit zu erhalten.

Als weltweit tätiges Unternehmen mit Sitz in den USA muss das Unternehmen möglicherweise personenbezogene Daten ausserhalb der USA und des EWR übertragen. Wir haben folgende Massnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher übertragen werden und deren Empfänger sie in einer Weise verarbeiten, die geltenden Datenschutzgesetzen, einschliesslich der DSGVO, entspricht:
• Verwendung DSGVO-konformer Systeme für Zugriff auf Daten aus der EU
• Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs bei der Übermittlung vertraulicher Daten
• DSGVO-Schulungen für Verantwortliche ausserhalb des EWR
• Verfahren zur DSGVO-konformen Speicherung und Verarbeitung von Daten ausserhalb der EU und des Vereinigten Königreichs

Schutz Ihrer Daten
Wir sind uns unserer Verpflichtung bewusst, Daten vor Verlust, Offenlegung, Vernichtung oder Missbrauch zu schützen. Dafür haben wir entsprechende Prozesse implementiert. Unter anderem: Backups unserer Server, Firewalls, Kontrolle des Zugriffs auf personenbezogene Daten, Passwortschutz für Dokumente, Verschlüsselung von vertraulichem Datenverkehr, Festplattenverschlüsselung auf allen Laptops sowie DSGVO-Konformität unserer IT-Systeme, in denen personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Wenn wir Ihre Daten an Dritte weitergeben, erhalten diese schriftliche Anweisungen, um einen sicheren und DSGVO-konformen Umgang mit Ihren Daten sicherzustellen. Dritte müssen angemessene technische und betriebliche Massnahmen einrichten, um für die Sicherheit Ihrer Daten zu sorgen. Bei Bedarf wird eine separate Vertraulichkeitsvereinbarung (Non Disclosure Agreement, NDA) unterzeichnet.

Wenn wir Ihren Lebenslauf zu Zwecken der Unternehmensentwicklung weitergeben, stellen wir sicher, dass der Kunde sich über seine Verpflichtung zum Schutz Ihrer Daten bewusst ist.

Wie lange wir Ihre Daten speichern
Gemäss der DSGVO speichern wir die Daten von Bürgern und Einwohnern der EU und des Vereinigten Königreichs nur so lange, wie diese benötigt werden. Dieser Zeitraum hängt davon ab, ob Ihre Bewerbung bei uns erfolgreich ist. Bei einer nicht erfolgreichen Bewerbung speichern wir Ihre Daten bis zu 5 Jahre nach dem Einstellungsverfahren, um Sie über künftige Stellenangebote zu informieren. Nach diesem Zeitraum löschen oder vernichten wir Ihre Daten, es sei denn, Sie willigen ausdrücklich einer weiteren Verarbeitung ein.

Wenn Sie kein Bürger der EU oder des Vereinigten Königreichs sind, speichern wir Ihre Daten nach einer nicht erfolgreichen Bewerbung auf unbegrenzte Zeit, um Sie bezüglich künftiger Stellenangebote zu kontaktieren.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten in jedem Fall in unsere Systeme zur Speicherung der Daten von Angestellten, freien Mitarbeitern und Subunternehmern übertragen. Es gibt separate Datenschutzhinweise für Angestellte, freie Mitarbeiter und Subunternehmer, die Ihnen vorgelegt werden.

Automatisierte Entscheidungsfindung
Es werden keine wichtigen Entscheidungen über Sie ausschliesslich auf Grundlage einer automatisierten Entscheidungsfindung (also durch ein elektronisches System ohne menschliches Eingreifen) getroffen.

Ihre Rechte bezüglich Ihrer Daten
Die DSGVO gewährt den Einwohnern und Bürgern der EU und des Vereinigten Königreichs gewisse Rechte im Bezug auf die von uns gespeicherten Daten. Obwohl dies von der DSGVO ursprünglich nicht vorgesehen ist, gewähren wir diese Rechte auch allen Bürgern ausserhalb der EU und des Vereinigten Königreichs. Diese Rechte sind:
• Das Recht auf Auskunft. Wir müssen Ihnen offenlegen, wie wir Ihre Daten verwenden. Dazu dient dieser Datenschutzhinweis.
• Das Recht auf Zugriff. Wir müssen Ihnen den Zugriff auf die von uns über Sie gespeicherten Daten gewähren. Reichen Sie hierzu eine Zugriffsanfrage ein.
• Das Recht auf Berichtigung. Sind von uns über Sie gespeicherte Daten unvollständig oder falsch, müssen wir diese auf Ihren Wunsch hin korrigieren.
• Das Recht auf Löschung. Wenn wir Ihre Daten nicht mehr verarbeiten sollen, können Sie uns darum bitten, diese aus unseren Systemen zu löschen, wenn Ihrer Ansicht nach kein Grund für deren weitere Verarbeitung besteht.
• Das Recht auf die Einschränkung der Verarbeitung. Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass von uns über Sie gespeicherte Daten inkorrekt sind, unterbrechen wir die Verarbeitung dieser Daten (ohne sie zu löschen) bis zu deren Berichtigung.
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie können die von uns über Sie gespeicherten Daten zu Ihren eigenen Zwecken übertragen.
• Das Recht auf den Ausschluss bestimmter Informationen. Sie können der Art der Verwendung Ihrer Daten für unsere eigenen legitimen Interessen widersprechen.
• Das Recht zur Einschränkung automatischer Entscheidungen einschliesslich Profiling personenbezogener Daten. Sie können widersprechen, dass automatische Entscheidungen über Sie gefällt werden, die Ihre Rechte beeinträchtigen.

Eine erteilte Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat zur Folge, dass wir bisher verwendete Daten nicht weiter verarbeiten. Durch das Widerrufen einer Einwilligung entsteht Ihnen kein Schaden. In einigen Fällen können wir Ihre Daten jedoch weiterhin verwenden, wenn dafür ein legitimer Grund besteht.

Wenn Sie eines der hier aufgeführten Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich an die oben genannten Datenschutzbeauftragten.

Eine Beschwerde einreichen
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Datenschutzrechte gemäss der DSGVO verletzt haben, können Sie eine Beschwerde bei einer europäischen Aufsichtsbehörde einreichen. Im Vereinigten Königreich ist dies der Information Commissioner (ICO): ico@org.uk.